Portal üzerinde kayıtlı bulunan 6 aydan önceki tarihli faturalarınız ve uygulama yanıtlarınız (kabul-red cevapları) 15/10/2014 tarihi itibariyle portalden silinecektir. Portaldeki faturaların ve posta kutusu yanıtlarının portal kullanıcıları tarafından bilgisayarlarına indirilip 397 Sıra Numaralı VUK Genel Tebliğinin "6. E-faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü" başlığı uyarınca elektronik ortamda saklanması gerekmektedir. Portalden indirilerek arşivlenmeyen faturaların ve posta kutusu yanıtlarının saklanma yükümlülüğü mükelleflere ait olup Gelir İdaresi Başkanlığının konuya ilişkin herhangi bir yükümlülüğü bulunmamaktadır.

Orkestra e-fatura portal çözümlerinde arşivleme işlemi otomatik olarak yerel makinaya yapılmaktadır. Bu sebeple herhangi bir işlem yapmanıza gerek yoktur. Eğer Orkestra E-fatura çözümünden başka bir bilgisayara veya CD ye yedekleme yapmak istiyorsanız lütfen sayfa altında yer alan yedekleme kısmına bakınız.  

Orkestra E-fatura portal çözümü hakkında daha detaylı bilgi için tıklayınız.

Gönderilen veya alınan faturaların arşivlenebilmesi için; Gönderilenler ya da Gelen Kutusu bölümleri altındaki Zarf Bazında Listeleme ögesine girilerek öncelikle tarih aralığı verilerek fatura sorgulaması yapılır.

 Sorgulama işlemi sonrasında listelenen faturalardan, arşivlenmek istenen faturalar seçilir ve Arşive Kaldır düğmesine tıklanarak arşivleme işlemi gerçekleştirilir.

İşlem sonucunda faturalar ilgili bölümün Arşiv ögesi içerisine taşınmış olacaktır. Faturalar Arşiv’de yer alacağından Zarf Bazında Listeleme ve Fatura Bazında Listeleme ögeleri altında görüntülenemeyecektir.

Arşive alınan faturalar arşivden geri alınamamaktadır ve kabul/red yanıtı verilmeden ya da kanuni cevap verme süresi olan 8 gün içerisinde cevap verilmeyerek bu süre sonrasında arşive alınan faturalara kabul/red yanıtı verilememektedir.

Ancak gönderici sizden kabul/red yanıtı beklediği için bu bilgiyi telefon vs. harici yollarla iletmeniz tavsiye edilir. Mevzuatsal yükümlülükler geçerlidir ve mükellefin sorumluluğundadır.

Portalde fatura ve yanıtların indirilebilmesi için toplamda üç ayrı menüden indirme işlemi yapılmalıdır:
1. Gönderilenler - Arşiv (Gönderdiğiniz faturalar ve varsa gönderdiğiniz ticari faturalara gelen yanıtlar birlikte indirilmektedir)
2. Gelen Kutusu bölümleri altındaki Arşiv (Sadece tarafınıza gelen faturalar indirilmektedir)
3. Gelen Kutusu bölümleri altındaki Posta Kutusu Yanıtları (Sadece gönderdiğiniz ticari faturalar yanıtları indirilmektedir)

Gönderilenler veya Gelen Kutusu bölümleri altındaki Arşiv ögelerinde yer alan faturaların kullanıcı bilgisayarına kaydedilmesi için faturalar (birden fazla sayfada yer alabilmektedir) seçildikten sonra İndir düğmesine tıklanır.

Posta Kutusu Yanıtlarını Arşivlemek

Gelen Kutusu bölümü altındaki Posta Kutusu Yanıtları ögesinde yer alan posta kutusu yanıtlarını (KABUL/RED cevaplarınızı) da faturalarınızla birlikte saklamanız gerekmektedir. Bu amaçla ilk kez posta kutusu yanıtlarını indirecekseniz Posta Kutusu Yanıtları öğesinde Başlangıç Tarihi alanına e-faturaya başlama tarihi gibi eski bir tarih yazılır. Ardından tarih sorgulama alanının yanında yer alan Gönderilenler seçeneği seçilir ve Sorgula düğmesine basılarak sorgulama yapılır.

Posta kutusu yanıtlarının kullanıcı bilgisayarına kaydedilmesi için posta kutusu yanıtları (birden fazla sayfada yer alabilmektedir) seçildikten sonra İndir düğmesine tıklanır. Tarih aralığını değiştirerek ara ara posta kutusu yanıtlarını arşivlemeniz de mümkündür.

Gelen/gönderilen e-faturalarınız ile posta kutusu yanıtlarınızı arşivleme sıklığı size bağlıdır. Faturalar ve posta kutusu yanıtları şu an için sistemde tutulmaktadır ancak yapılacak duyuru ile belirlenecek tarihten itibaren sistemde sadece son 6 aya ait veriler tutulacak ve diğer veriler portalden kaldırılacaktır ("6 aydan eski faturalarınız ve uygulama yanıtlarınız sistemden kaldırılacaktır. Lütfen verilerinizi kendi bilgisayarınıza indirip saklamaya özen gösteriniz!" uyarısını portalinizde görebilirsiniz.). Her durumda faturaları ve posta kutusu yanıtlarını saklamak mükellefin kendi sorumluluğundadır. Faturaların Vergi Usul Kanunu uyarınca beş yıl boyunca saklanması zorunluluğu da göz önüne alınarak bilgisayara indirilmesi muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi bakımından kolaylık sağlayacaktır.

Portalde bir sayfada en fazla 20 satır bulunmaktadır. Bu nedenle indirme işlemi tek seferde en fazla 20 adet olacak şekilde, sayfa sayfa yapılabilmektedir.

Portaldeki faturalarınızı (arşivleyerek) ve posta kutusu yanıtlarınızı bilgisayarınıza indirip http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/tebligler/397SiraNoluVUKGenelTebligi.pdf [^] adresinde belirtilen 6. madde başlığında belirtilen şartlar altında elektronik ortamda saklamak zorundasınız. Portalden indirerek arşivlemediğiniz faturaların ve posta kutusu yanıtlarının saklanma yükümlülüğü Gelir İdaresi Başkanlığının sorumluluğunda değildir. Gelir İdaresi Başkanlığı faturalarınızı GİB sunucularında saklamayı taahhüt etmemektedir. Olası bir durumda faturanızı sistemde bulamadığınız takdirde GİB sorumlu tutulamaz.

Fatura/uygulama yanıtı indirildikten sonra http://efatura.gov.tr [^] adresinde yer alan E-Fatura Görüntüleyici programı ile görüntülenebilir, doğrulanabilir ve sorgulanabilir (1.7 sürümü ile). E-Fatura Görüntüleyici programı faturanın XML'ini açar, farklı formattaki dosyaları açmaz. Bu nedenle faturanızı/uygulama yanıtınızı açmadan önce zip'ten çıkarttığınızdan emin olunuz. Zip uzantılı dosyayı açabilmek için bilgisayarınızda "winrar" ya da "winzip" gibi bir programın yüklü olması gerekmektedir. Faturanızı zip'ten çıkarttıktan sonra E-Fatura Görüntüleyici'deki "Aç" düğmesine basınız. Ardından açmak istediğini fatura/uygulama yanıtı XML'inin bulunduğu yere gelip XML'i seçiniz. Faturanız açılacaktır. Ardından "Doğrula" ve "Sorgula" düğmelerini kullanarak doğrulama ve sorgulama işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. Fatura görünüm dosyasında (XSLT) hata varsa ve görüntülemede sorun yaşarsanız 2307 numaralı sorunun cevabına göre işlem yapınız.

Faturaların XML halinde saklanması gerekmektedir. zip'ten çıkarıp çıkarmamak sizin tercihinizdir ancak önemli olan fatura XML'idir.

Orkestra programına giriş yapıldıtan sonra, İşlemler menüsünde n"E-Fatura Yedekleme" seçeneğine tıklanır.

Açılan pencereden"Yedekleme Seçenekleri" belirlenir ve "İleri" butonuna tıklanarak işlemin sonlanması beklenir. Fatura sayısına göre yapılacak işlem bir kaç dakika sürebilir.

Fatura Tipi alanından "Sadece Gelen" yada "Sadece Gönderilen"  faturaları kayıt edebileceğiniz gibi "Tüm Faturlarınız varsa uygulama yanıtları ile beraber" ayrı ayrı zip dosyası olarak kayıt edilecektir.